Một vài kinh nghiệm quản lý hồ sơ, công văn về công tác CMC-Phổ cập

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
************ 
 Họ và tên : NGUYỄN MINH VƯƠNG
 Chức vụ : GIÁO VIÊN - CHUYÊN TRÁCH PHỔ CẬP GIÁO DỤC
Đơn vị công tác : TRƯỜNG THCS TÂY ĐÔ
Tên đề tài : 
“MỘT VÀI KINH NGHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ, CÔNG VĂN VỀ CÔNG TÁC CMC-PHỔ CẬP”
I/MỞ ĐẦU:
1.Lý do chọn đề tài 
Khi thực hiện chỉ thị 61-CT/TW,ngày 28/12/2000 của Bộ Chính trị,Nghị định số 88/2001/,ngaỳ 22/11/2001 của Chính phủ; Nghị Quyết số 03-NQ/TU ngày 23/11/2001 về công tác phổ cập THCS,với sự nỗ lực, phấn đấu của toàn Đảng, toàn dân trên địa bàn Huyện Phụng Hiệp thực hiện công tác phổ cập trên địa bàn Huyện Phụng Hiệp.
Phụng Hiệp là huyện vùng sâu, cách xa trung tâm kinh tế-văn hoá của Tỉnh Hậu Giang về phía Tây, địa bàn Huyện có nhiều kênh rạch chia cắt, giao thông đi lại gặp không ích khó khăn nhất là vào mùa mưa.
Trên toàn Huyện có 14 xã, thị trấn,với ấp, trong đó có 4 khu vực và 829 tổ nhân dân tự quản ,trong đó dân tộc kinh chiếm 98%,Khơme 2 %, dân cư sống phân tán theo các kênh rạch nhỏ. Chính vì thế công tác quản lý CMC -PCGD trên toàn Huyện nói chung , đơn vị Thị Trấn nói riêng gặp nhiều khó khăn, bản thân là cán bộ chuyên trách CMC-PCGD phải biết kết hợp với các ban ngành trên địa bàn xã. Trong đó việc kết hợp với tổ nhân tự quản là yếu tố thành công của công tác phổ cập hiện nay, phải đặt cho chính mình cách quản lý hồ sơ phổ cập như thế nào.
Theo từng năm học trong nhà trường thường hình thành nhiều lọai giấy tờ, tài liệu và sổ sách trong đó hồ sơ CMC -PCGD-THCS đống vai trò quan trọng trong thời điểm hiện nay . Nhằm để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc một cách nhanh chóng , kịp thời . do đó , các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách có liên quan đến công tác CMC-PCGD phải được phân loại và sắp xếp khoa học .
Lập hồ sơ là khâu quan trọng , khâu cuối cùng của công tác phổ cập , đồng thời là khâu bản lề của công tác lưu trữ quản lý . Tạo điều kiện giúp cho hiệu trưởng quản lý được tòan bộ công việc của nhà trường 
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đầy đủ các văn bản, giấy tờ của từng vấn đề, từng sự việc từng con người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ đúng với chủ trương , đường lối của đảng và nhà nước, của ngành đồng thời có đủ cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể .giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây , từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian nhằm góp phần cải cách nền hành chính và chống bệnh quan liêu giấy tờ trong giai đoạn hiện nay . 
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ lại được các chứng cứ đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra, theo dõi và nghiên cứu về một mặt trong công tác CMC-PCGD họat động của nhà trường sau này, góp phần giữ gìn tốt các bí mật của Đảng, nhà nước và của ngành, giúp cho việc thu thập, quản lý, lưu trữ đầu đủ các lọai hồ sơ có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu , tổng kết kinh nghiệm, định ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên kịp thời .
Khi thực hiện tốt những quy định về hồ sơ sổ sách sẽ buộc các cán bộ, giáo viên, tham gia thực hiện công tác giảng dạy các lớp PC một cách nghiêm túc những nhiệm vụ của mình, trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo của nhà trường trong giai đoạn hiện nay.
Những cải tiến về công tác phổ cập, công tác chuyên môn khi đã được thể hiện trên biểu mẫu hồ sơ sổ sách sẽ có tác dụng về mặt pháp lý, giúp nhà trường cập nhật được những đổi mới trong công tác quản lý giáo dục và đào tạo.
Từ những lý do trên,tôi quyết định chọn đề tài : “ MỘT VÀI KINH NGHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ,CÔNG VĂN VỀ CÔNG TÁC PHỔ CẬP THCS ‘’nhằm giúp cho công tác phổ cập ngày một hoàn thiện trên địa bàn Huyện Phụng Hiệp.
2.Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Việc quản hồ sơ phổ cập nói trung trên toàn Huyện ,nói riêng trên địa bàn xã Phương Bình vẫn còn nhiều khó khăn trong việc vận động mở lớp và cách quản lý các loại hồ sơ có liên quan đến công tác CMC - PCGD.
 Vấn dề trên đã thực hiện nhiều năm qua nhưng vẫn còn sai sót trong khâu quản lý hồ sơ,vì cán bộ chuyên trách chưa được tập huấn một cách bài bản, vì thế không thể tránh khỏi việc sai sót trong khâu quản lý các loại hồ sơ.Nhìn chung cán bộ chuyên trách vẫn hết mình với công việc đang làm và đã làm.
3.Phạm vi nghiên cứu .
Phạm vi đề tài được thực hiện với học sinh khối 6,7,8,9 trên địa bàn Huyện ,đơn vị xã Phương Bình. Là đơn vị chịu trách nhiệm về công tác vận động mở các lớp phổ cập THCS và giảng dạy. Muốn làm tốt công tác trên phải biết kết hợp với tổ nhân tự quản,triển khai sâu rộng cho cán bộ và nhân dân hiểu rõ hơn về chủ trương đường lối cảu Đảng về công tác phổ cập THCS.
Thời gian thực hiện: Trong những năm qua và hiện nay. 	
II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH :	
1. Thực trạng công tác phổ cập hiện nay : 
Trong những năm gần đây, công tác phổ cập đã được các cấp lãnh đạo coi trọng và quan tâm chỉ đạo, coi đây là phương tiện của công tác lãnh đạo, quản lý có hiệu lực và hiệu quả thể hiện ở các mặt sau :
Xây dựng và ban hành văn bản là nội dung chủ yếu của công tác phổ cập. Từ khi có Luật ban hành văn bản quy phạp pháp luật được Quốc hội khoá X (kỳ họp thứ 8) Nghị định số 88/2001 NĐ-CP,ngay’22/11/2001 và nghị quyết số 03 ngày 23/11/2001 về việc PCGD THCS, các cấp các ngành đã có nhiều việc làm cụ thể nhằm đưa công tác phổ cập từng bước đi vào nề nếp, hạn chế những sai sót về thẩm quyền, hình thức, thể thức văn bản , phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo ngày càng hiệu quả hơn .
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và thiết bị vào công tác phổ cập ngày càng hiện đại làm cho việc sử lý tài liệu ngày càng được nhanh chóng , chính xác , kịp thời và có hiệu qủa .
Bên cạnh những mặt làm được công tác công tác phổ cập cũng còn những hạn chế :
Các văn bản quyết định pháp luật về công tác phổ cập theo nghị Quyết số 45/2002/NQ-HĐND ngày 8/01/2002 về thực hiện PC GDTHCS trên địa bàn Tỉnh ra quyết định số 09/2002/QĐ-UB 05/02/2002 về ban hành đề án htực hiện PC GDTHCS trên địa bàn toàn Tỉnh Kiên Giang và những chỉ thị khác có liên quan đến công tác PC THCS, và chỉ thị số 01-CT/TU ngày 06/02/2006 về việc đẩy nhanh tiến độ htực hiện PCGDTHCS và nhiều văn bản chỉ đạo khác, những văn bản này không thống nhất với nhau về hình thức, thể thức, gây nhiều khó khăn trong việc sọan thảo, ban hành và hường dẫn nghiệp vụ công tác phổ cập THCS. 
Chưa có một cơ quan nhà nước nào chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng , ban hành , hướng dẫn , kiểm tra các ngành , các cấp thực hiện . 
Tình trạng văn bản đi ngang về tắt vẫn còn tồn tại , không qua bộ phận văn thư vào sổ theo dõi , kiểm tra . Đây cũng là gánh nặng cho công tác phổ cập về mặt giấy tờ .
Thể thức văn bản được quy định tại nghị định số 142/CP và thông tư 33/BT, nhưng đến nay vẫn còn không ít văn bản thiếu số , ngày , tháng, năm , thiếu trích yếu , thiếu các đấu chỉ độ mật khẩn . Người ký không đúng , gửi không đúng địa chỉ , gửi vượt cấp , gửi không đúng thẩm quyền cơ quan giải quyết 
2.Những khó khăn chủ yếu
Xuất phát về cơ cấu hạ tầng (điện,đường,nước,thông tin) của Huyện thấp, một bộ phận nhân dân còn nghèo. Cơ sở vật chất trường học tuy được quan tâm phát triển nhưng so với nội dung đổi mới chương trình,sách giáo khoa theo tinh thần Nghị quyết số 40/2000/QH 10,ngày 09/12/2000 của Quốc hội về mạng lưới trường lớp.
Một bộ phận học sinh vùng nông thôn còn lơ là trong việc học tập,rèn luyện cho bản thân về kiến thức.Từ hạn chế về nhận thức,thiếu ý chí vươn lên.Bậc phụ huynh thiếu quan tâm,đôi lúc còn khoán cho nhà trường vì vậy tình trạng học sinh yếu ,kém,bỏ học còn cao,dẫn tới là một gánh nặng cho xã hội và công tác phổ cập THCS.
Trên địa bàn Thị Trấn dân cư sinh sống tuy tập trung, nhưng rất phức tạp,đại đa số sống bằng nghề buôn bán	
III .CÁC BIỆN PHÁP KHẢ THI:
	Việc quản lý hồ sơ phải tuân thủ theo các nguyên tắc :	
	Hồ sơ phải phản ánh được các họat động chính yếu của nhà trường qua các kỳ hoặc của các đơn vị và của cá nhân mỗi người .
	Các văn bản , Tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng nhất , chúng phải có mối liên quan về mốt vấn đề hay một sự việc cụ thể .
	Mọi tài liệu trong hồ sơ phải rõ ràng về nguồn gốc , đúng thể thức , đảm giá trị pháp lý , không có giấy tờ giả mạo . Hồ sơ lập ra phải thuận lợi về mặt sử dụng và bảo quản .
	* Cần căn cứ vào các đặt trưng giống nhau về quản lý văn bản :
	Đặc trưng theo tên gọi : Các văn bản có cùng tên gọi được xếp trong cùng một hồ sơ .
	Đặc trưng theo vấn đề : Các văn bản có liên quan đến một vấn đề , một vụ việc được xếp trong cùng một hồ sơ . Lọai hồ sơ vấn đề là phổ biến nhất trong trường học .
	Đăc trưng theo tác giả : căn cứ vào tên cơ quan , tác giả làm ra văn bản để sắp xếp vào một hồ sơ .
	Đặc trưng theo theo cơ quan giao dịch : Theo đặc trưng này thì mọi văn bản của cơ quan mình về một hay nhiều vấn đề sẽ được sắp xếp vào một hồ sơ .
	Đặc trưng theo địa lý : Theo đặc trưng này thì mọi văn bản giấy tờ của các cơ quan mằm trong cùng một địa phương , một khu vực hành chính được tập hợp vào một hồ sơ .
	Đặc trưng theo thời gian : Theo đặc trưng này thì mọi văn bản giấy tờ cùng một thời gian nhất định được tập hợp vào một hồ sơ . Do họat động của nhà trường theo từng năm học có tính chu kỳ , nên đặc trưng này rất thuận tiện .
	Thông thường , rất ít khi vận dụng chỉ một đặc trưng riêng biệt , bởi vì hồ sơ nếu lập theo cách này nhiều khi không nói lên ý nghĩa gì cả .
	Ví dụ : Nếu đem mọi biên bản : Biên bản hội nghị , biên bản kiểm tra phổ cập , biên bản xử lý kỷ luật học sinh , biên bản kiểm kê tài sản , biên bản bàn giao sổ sách . . . Xếp vào một hồ sơ thì tập hồ sơ đó vô nghĩa 
	Vì vậy, việc lập hồ sơ phải biết kết hợp giữa các đặc trưng với nhau và vận dụng các đặc trưng một cách linh họat , tùy theo yêu cầu công việc của từng bộ phận , từng đơn vị hoặc từng người . Người ta thường vận dụng 3 hoặc 4 đặc trưng để lập hồ sơ , trong đó , dựa vào một đặc trưng chủ yếu , còn các đặc trưng khác là thứ yếu , mang tính kết hợp .
	* Trong nhà trường khi quản lý hồ sơ cần : Đối với các văn bản do cấp trên gửi xuống để làm căn cứ trong mọi họat động của nhà trường ( Hồ sơ nguyên tắc ) nên dùng các đặc trưng vấn đề, tên gọi , tác giả và thời gian ; Đối với những văn bản sinh ra trong thực tiển ở mọi họat động của nhà trường thì được tập hợp thành hồ sơ riêng ( Hồ sơ công việc ) nên dùng đặc trưng vấn đề và thời gian , có thể quy ước chu kỳ thời gian của từng loại hồ sơ. 
* Tổ chức thực hiện :	 
1. Các cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ : Cần xác định rõ trình tự văn bản khi sắp xếp hồ sơ một cách hợp lý :
 Cách sắp xếp thuần túy theo thời gian : Thời gian ở đây là ngày tháng năm ban hành văn bản (ngày ký cũng là ngày ghi vào sổ công văn đi) , các văn bản được xếp trình tự từ quá khứ đến hiện tại .
Cách sắp xếp theo vấn đề kết hợp với thời gian : Sau khi phân lọai văn bản theo vấn đề thì trong phạm vi từng vấn đề lại kết hợp với sắp xếp theo thời gian .
Cách sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản : Theo trình tự văn bản quan trọng xếp lên trên và văn bản thứ yếu xếp xuống dưới nhưng vẫn kết hợp với thời gian .
Cách sắp xếp theo tác giả kết hợp với thời gian : Sau khi phân lọai văn bản theo tác giả thì trong phạm vi từng tác giả lại kết hợp với sắp xếp theo thời gian .
Cách sắp xếp theo vần chữ cái : Nên áp dụng ở hồ sơ quản lý học sinh , mẫu lý lịch, sổ BHXH ......
2. Kỹ thuật trình bày hồ sơ : Bao gồm các việc :
- Đánh số tờ vào góc phải của từng trang . 
- Ghi tờ mục lục tài liệu văn bản : ( Phụ lục 1 )
- Chứng từ kết thúc : là bản ghi tóm tắt số lượng tờ của tất cả mọi văn bản có trong tập hồ sơ để dể quản lý .( Phụ lục 2 ) 
- Đóng quyển : 
- Biên mục ngòai bìa hồ sơ : ( Phụ lục 3 )
3. Phân lọai hồ sơ :
- Hồ sơ nguyên tắc: Phải thường xuyên được, chỉnh lý. Có như vậy hồ sơ nguyên tắc mới có đầy đủ tính chất pháp lý hiện hành . Có trường hợp văn bản đã hết hiệu lực , nhưng vẫn cần phải lưu giữ trong tập hồ sơ nguyên tắc để nghiên cứu , đối chiếu với những việc làm đã qua , trường hợp này cần phải ghi chú bên lề trái văn bản dòng chữ “ Hết hiệu lực từ ngày , tháng , năm “ để tránh sự nhầm lẫn .
Hồ sơ nguyên tắc được lập theo từng vấn đề nghiệp vụ cụ thể của một số năm và của các cấp tập hợp lại . Vấn đề nghiệp vụ được cụ thể đến mức độ nào sẽ phụ thuộc vào số lượng văn bản pháp quy hàng năm , phạm vi, tính chất của cơ quan . Đối với công tác phổ cập , những tập hồ sơ nguyên tắc có thể lập theo : Các văn bản pháp quy thuộc hồ sơ tuyển sinh ; Các văn bản pháp quy thuộc hồ sơ hướng dẫn đánh giá xếp lọai học sinh ; Các văn bản pháp quy thuộc hồ sơ thi cử ,hồ cong nhận đạt chuẩn phổ cập hàng năm ...
- Hồ sơ công việc : Lọai hồ sơ này bao gồm các văn bản liên quan về từng vấn đề nhất định và hình thành dần trong quá trình giải quyết công việc của nhà trường . Lọai văn bản này có văn bản khởi đầu và văn bản kết thúc , các văn bản này phải liên hệ chặt chẽ với nhau theo trình tự thời gian , đó là các bản chính đúng thể thức , đúng thủ tục và có giá trị pháp lý của nhà trường .
- Hồ sơ nhân sự : Đối với CBGV ; Đối với học sinh .Đối với hồ sơ phổ cập.
4. Công tác nộp lưu hồ sơ :
Hồ sơ sổ sách hình thành trong quá trình họat động của nhà trường cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất theo quy định của nhà nước : Cuối mỗi năm , cán bộ , giáo viên và nhân viên có làm công tác công văn , giấy tờ hoặc làm công tác chuyên môn khác có liên quan đến công văn giấy tờ đều phải kiểm điểm lại hồ sơ mình đang giữ để đem nộp cho bộ phận văn thư hành chánh để đưa vào kho lưu trữ những hồ sơ , tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi , nghiên cứu tiếp . 
Tất cả các hồ sơ tài liệu điều có ý nghĩa thực tiển và lịch sử hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ giáo viên và nhân viên trong từng bộ phận từng đơn vị tổ chức của nhà trường đều phải giao nộp hồ sơ . Khi cần thiết các tài liệu tham khảo , hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên quan khác thì đăng ký mượn tiếp không phải giao nộp , phải lập biên bản thật cụ thể .
	 IV. KẾT LUẬN:
 * Tóm lược giải pháp
	Công tác phổ cập là công tác hành chính trong nhà trường là điều kiện không thể thiếu được để bảo đảm hòan thành nhiệm vụ của nhà trường . Công tác hành chính thường chiếm tới 25% thời gian của người hiệu trưởng , nếu không naắm được những nguyên tắc , nội dung , thể thức thì dể dẫn đến quan liêu và làm hao phí sức lực và thời gian của người các bộ .
 Kết hợp chặt chẻ việc thực hiện nhiệm vụ PCGD-THCS với thực hiện các chủ trương lớn của đảng và Nhà nước,nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện.
Các phương tiện thông tin đại chúng,Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân,Tổ nhân dân tự đẩy mạnh tuyên truyền,vận động nhân dân tham gia hưởng ứng chủ trương phổ cập giáo dục trung học cơ sở trong giai đoạn mới.
 * Phạm vi áp dụng
Trên địa bàn Thị Trấn Thứ 11,trong dó có 4 khu vực và 37 tổ nhân dân tự quản,điều thực hiện tốt vai trò nhiệm vụ,biết phới hợp đồng bộ lẫn nhau về công tác phổ cập.Tao thành một điều kiện tốt cho cán bộ chuyên trách phổ cập THCS dễ dàng nắm bắt kịp thời những số liệu có liên quan dến công văn ,quyết định về khâu quản lý tất cả các loại hồ sơ.
 * Bài học kinh nghiệm 
	Từ những thành công trên ,và những mặt hạn chế trong công tác PC-THCS,về việc quản lý hồ sơ công tác PC,từ đó bản thân cần rút ra những kinh nghiệm trong khâu sắp xếp tất cả các loại hồ sơ có liên quan,như những ý kiến đã nêu trên. 
	Từ những thực tế khó khăn , bản thân đã rút ra kinh nghiệm luôn quyết tâm phấn đấu hơn nữa để thực hiện tốt và có chất lượng công tác phổ cập THCS nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
 Phương Bình, ngày 10 tháng 04 năm 2010
 Người viết
	 Nguyễn Minh Vương
 Phụ lục 1
Stt
Số , ký
Hiệu 
CV
Ngày tháng CV
Tác giả 
CV
Trích yếu
Nội dung CV
Số tờ
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
Ngày .tháng . năm. .
 Người lập
Phụ lục 2
 TỜ KẾT THÚC
 Trong hồ sơ này gồm có : . . . . tờ
 Đanh số : từ . . . . đến . . . . 
 Mục lục công văn có : . . . . tờ
 Đặc điểm : . . . . . . . . . . . . . . . . 
 Ngày . . . tháng . . . năm . . . .
 Người lập 
Phụ lục 3
 TÊN CƠ QUAN : .
 TÊN ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC .
 HỒ SƠ
 .
 .
 Từ ngày . . . đến ngày . . . 
 . . . . . tờ
 Thời hạn bảo quản: 
 Hồ sơ số. 
DUYỆT CỦA HĐTĐ-KT TRƯỜNG
..
.
DUYỆT CỦA HĐTD-KT PHÒNG GIÁO DỤC
.
.