Thiết lập mẫu hồ sơ sổ sách quản lý theo điều lệ trường mầm non

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
 Kính gửi:
 - Hội đồng khoa học
 - Ngành giáo dục Huyện Hàm Thuận Bắc
ÑEÀ TAØI:
THIEÁT LAÄP MAÃU HOÀ SÔ SOÅ SAÙCH QUAÛN LYÙ
THEO ÑIEÀU LEÄ TRÖÔØNG MAÀM NON
 Hoï vaø teân: Traàn Thò Thu Haèng
 Chöùc vuï: Hieäu tröôûng
 Ñôn vò coâng taùc: Tröôøng Maãu giaùo Haøm Ñöùc 2
Tháng 5/2010
I. Lý do chọn đề tài:
Để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong trường học đạt hiệu quả thì người Hiệu trưởng phải biết tiếp nhận thông tin, xử lý và lưu trữ số liệu đạt được từ kết quả thực hiện công tác chỉ đạo quản lý chuyên môn, công tác tổ chức chăm sóc giáo dục trẻ, công tác quản lý,Trong năm học mà nhà trường đạt được.
Công tác thông tin khi được thu thập, lưu trữ lại nhầm cung cấp cho các cấp quản lý những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác để phục vụ cho công tác quản lý. Vì vậy, quản lý không thể tách rời với cập nhật thông tin, mọi hệ thống quản lý đều cần tiến hành những những công việc lưu trữ thông tin.
Việc thu thập thông tin, lưu trữ các số lịệu đạt được trong công tác quản lý bằng cách nào cũng nhằm mục đích là:
- Trợ giúp có hiệu quả cho công tác quản lý
- Tạo nguồn tin cho công tác lập kế hoạch
- Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo và tạo sự quan hệ qua lại giữa các bộ phận trong nhà trường và các cấp lãnh đạo.
Nhà trường là nơi thực hiện các chủ trương, chính sách và là nơi thu thập ban đầu các thông tin gốc ban đầu, phải được ghi chép chính xác, đầy đủ, kịp thời và chính nguồn số liệu này giúp lãnh đạo nhà trường điều hành và quản lý tốt hơn.
Từ những yêu cầu về thực hiện lưu trữ thông tin sao cho khoa học, tiện dụng đảm bảo khi cần đến sẽ dễ dàng tìm thấy và lưu giữ được hàng năm trên hệ thống sổ sách theo qui định của điều lệ Trường Mầm non ban hành năm 2000.
hệ thống sổ sách theo điều lệ chỉ có tên gọi nhưng không có mẫu số thực tế để mà mua về dùng. Do đó, Bản thân tôi Tôi đã suy nghĩ, và từ kinh nghiệm của người làm công tác quản lý trong nhiều năm của trường mẫu giáo, và để hoàn thành nội dung theo tên gọi các loại sổ này Tôi đã tự “Thiết lập mẫu hồ sơ sổ sách quản lý theo điều lệ trường Mầm non” bna hành.
II. Khảo sát thực trạng:
- Thực hiện theo qui định của Phòng giáo dục các trường ,a7ĩ giáo cũng có hệ thống sổ sách như Trường phổ thông để theo dõi cập nhật số liệu trong từng năm học như:
+ Sổ theo dõi thi đua
+ Sổ kiểm tra đánh giá kết quả giuáo viên,.và các loaiụ sổ theo nhu cầu trong công tác quản lý.
- Sổ sách theo phổ thông nên cân có 1 số sổ không phù hợp với ngành học mầm non nên chỉ mua được 1 số để sử dụng và còn lại cần lưu trữ thông tin theo đặc của ngành học thì trường mỗi hiệu trưởng mẫu giáo tự thiết kế ra sổ sách để sử dụng theo ý riêng của mỗi người không có sự thống nhất chung mỗi người làm theo khả năng của mìn nên có hệ thống sổ sách hơi nhiều, ít tập trung.
- Sổ sách thường đầu năm học phải kẻ trên vở 100trang , có sổ thực hiện dùng trong nhiều năm giấy ố vàng ít được đảm bảo tính thẩm mỹ cao.
- Khi cần tìm số liệu để làm báo cáo hoặc thực hiện yêu cầu tống kế phải tìm qua nhiều sổ.
- Năm học 2001-2002 thưc hiện theo điều lệ trường mầm non các tên gọi sổ nêu ra nhưng không có mẫu, không có sổ để cho trường mua nên cũng khó khăn, các sổ như:
+ Sổ tổng hợp
+ Sổ theo dõi chuyên môn
+ 3 Sổ kiểm tra đánh giá giáo viên
+ Sổ quản lý tài chính-tài sản,..
- Tên gọi các sổ đó thì bản thân cũng tạm hiểu theo kinh nghiệm quản lý của mình để tính toán các nội dung bên trong không biết có phù hợp hay không nhưng lại thấy cũng thuận tiện cho công tác quản lý. Ứng dụng vi tính để làm sổ sử dụng dài hạn.
III. Nội dung và biện pháp thực hiện:
Năm học 2008-2009 theo hướng dẫn của sở giáo dục có phân tích từ sổ tổng hợp thành sổ theo dõi công tác giáo dục trẻ được phân công của phòng giáo dục tham gia vào nhóm soạn hồ sơn sổ sách chuyên môn. Tôi đã suy nghĩ kết hợp với các sổ sách mình tự tạotrong thời gian qua, xem các mẫu này phần nào để vào trong sổ nào là phù hợp với tên gọi của nó đưa ra cho nhóm xem thông qua. Sau đó tôi tiến hành thiết kế mẫu của từng loại sổ để đảm bảo tên gọi của nó và thể hiện được công tác lưu trữthông tin một cách có khoa học, thuậ tiện d6ẽ tìm. Thống kê lại các nội dung cần cho công tác quản lý số liệu của hiệu trưởng tại đơn vị. Để sửng dụng báo cáo theo định ký, đầu năm học, học kỳ 1, cuối năm. Giúp cho Hiệu trưởng nắm số liệu chắc chắn để tính toán, phấn đấu đạt chỉ tiêu so với chỉ tiêu đầi năm đề ra trong kế hoạch còn thiếu.
Khi thiết kế bên trong của từng loạu sổ nàyTôi đã kết hợp các nội dung theo từng loại về theo dõi của học sinh riêng, theo dõi của giáo viên riêng. Sau đó, Tôi sắp xếp lại nội dung bên trong của từng loại sổ.
Có sổ theo dõi trong một năm như: Sổ kiểm tra đánh giá giáo viên, sổ theo dõi chuyên môn,
Có sổ sữ dụng nhiều năm như: Sổ kiểm tra nội bộ, Sổ quản lý nhân sự, Sổ theo dõi công tác giáo dục trẻ, sổ theo dõi thi đua.
Tùy từng loại sổ có thời gian sử dụng một hay nhiều năm thì thiết kết sao cho dễ đóng tập, gọn gàng, dễ lưu ttrữ, thươìng là thực họên theo mốc là 5 năm. Sau 5 năm là một nhệm kỳ của hiệu trưởng khác thực họên như thế thuận tiện cho người cũ và cả người mới đến nhận nhiệm vụ để tìm lại số liệu cũ trong các năm trước để cung cấp cho các cấp quản lý khi được yêu cầu báo cáo, hoặc thống kê.
Sau khi thiết kế mẫu xong tôi đánh vi tình sử dụng giấy loại tốt làm tờ bìa cho từng sổ theo qui định của tên gọi.
Sắp xếp theo têu cầu của nội dung bên trong của từng loại sổ đã thiết kế Tôi đóng thành tập. Nếu sổ sử dung 5 năm thì cứ 1 năm xếp đủ nội dung biểu mẫu đó tôi lại làm một tờ bìa ghi rõ năm kế tiếp, cứ như thế Tôi phô đủ nội dung cho từng năm và cặp vào thành 1 tập đóng lại thành tập có bìa nilong cứng để đảm bảo cho thời gian sử dụng.
Đối với sổ có thời gian 1 năm thường là ghi chép đánh giá thực tế trong năm học nên làm 1 năm sổ sẽ không quá dày và có tính chất yêu cầu lưu trữ lâu như sổ kiểm tra đánh giá chuyên môn vì sổ này chủ yếu kiểm tra đánh giá thực hiện công tác chủ nhiệm và qui chế chuyên môn của giáo viên trong 1 năm học vì các số liệu cụ thể đã được cập nhật vào các sổ khác trong trường lưu trữ 5 năm rồi. Mỗi năm CBGVNV thực hiệncông tác chủ nhiệm của mình và qui chế chuyên môn đươdc5 đánh giá trong thi đua, trong xếp loại cuối năm nên không cần lưu dữ trong 1 tập nhiều năm mà thực thực hiện theo hàng năm và sổ sau 1 năm được giữ lại cất vào hồ sơ lkưu trữ của Nhà trường.
Theo ý tưởng thiết kế đã được thực hiện mẫu sổ như sau:
1. Sổ theo dõi công tác chăm sóc giáo dục trẻ: Sử dụng 5 năm
- Theo dõi số liệu học sinh hàng năm: đủ 5 năm, số lượng và hoàn cảnh gia đình của trẻ
- Theo dõi tỉ lệ học đều và tỷ lệ cháu ngoan hàng tháng (đủ 9 tháng)
- Theo dõi sức khoê, lễ giáo học tập: gồm có trang 1. Cập nhật kênh A,B,C rồi đến xếp loại lễ giáo học kỳ 1, xếp loại học tập học kỳ 1. Trang 2 sức khoẻ tháng 3, tháng 5, rồi đến xếp loại lễ giáo học kỳ 2,.
Sổ này thực họên trong 5 năm mỗi năm mới thì có 1 tờ đánh số năm và phô các nội dung đủ cho 1 năm cặp vào để đóng lại thành cặp cẩn thận.
2. Sổ kiểm tra đánh giá chuyên môn (Gv-Nv): Sử dụng 1 năm
Gồm các nội dung theo dõi như sau:
- Kế hoạch kiểm tra tay nghề, chuyên đề (Phó hiệu trưởng thực hiện), lọch kiểm tra tay nghề: phân trong 9 tháng và đánh ký hiệu B vào tên của mỗi giáo viên theo thàng. Ghi tên theo từng tổ để tiện theo dõi.
- Kết quả kiểm tra tay nghề: Theo dõi từng tổ. Kê tên giáo viên trong tổ, ngày kiểm tra và chất lượng của tiết dạy đạt loại nào kê vào tiết đó, kẻ đủ 3 tiết, kết quả xếp loại tay nghề.
- Kết quả kiểm tra chuyên đề: Theo dõi theo từng tổ. Kẻ đủ nội dung: Tên giáo viên, nội dung chuyên đề, kết quả,
- Kiểm tra hồ sơ sổ sách của giáo viên – nhân viên: kẻ từng phần theo dõi các loại sổ của giáo viên như: 
+ Tháng, sổ dự giờ, số tiết dự, xếp loại, sổ giáo án, xếp loại (Trang 1)
+ Tháng, sổ theo dõi, xếp loại, hồ sơ sổ sách, xếp loại (trang 2)
Một giáo viên thực hiện 2 trang theo dõi này: theo dõi từ tháng 9 đến tháng 5.
- Kiểm tra công tác chủ nhiệm: Ngày tháng, nền nếp lễ giáo, trang trí –VSMT, kỷ luật lao động, chuẩn bị cho tiết dạy, thực hiện vở của học sinh, hồ sơ chất lượng học tập
- Kết quả kiểm tra làm đồ dùng dạy học năm:
+ Theo dõi kết quả ĐDDH, đồ chơi do giáo viên tự làm,..
3. Sổ quản lý nhân sự: 5 năm
- Theo dõi lý lịch trích ngang
- Theo dõi nâng lương hàng năm, tháng nâng
Sổ này giúp cho hiệu trưởng dễ thực hiện công tác nâng lương không bị sai sót và thực hiện thồng kê thực lực CBGVNV dễ dàng.
4. Sỗ theo dõi thi đua:5 năm
- Theo dõi kết quả thi đua của giáo viên từng đợt và hàng năm đạt các danh hiệu 
- Theo dõi kết quả tạp thể lao động tiên tiến của treường, tổ
5. Sổ kiểm tra nội bộ: 5 năm
- Có kế hoạch kiểm tra nội bộ: gồm đầy đủ các loại kiểm tra trong nhà trường: Kiểm tra đột xuất, kiểm tra toàn diện, chuyên đề tay nghề, bộ phận,.
- kết qỉa kiểm tra: Theo dõi kết quả của từng CBGVNV trong 5 năm và của tổ, của bộ phận, đủ kết quả các loại hình kiểm tra tra.
6. Sổ theo dõi chuyên môn: 1 năm
- Sổ này do phó hiệu trưởng thực hiện gồm có: Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, kế hoạch tổ chức thao giảng của các tổ trong trường cả năm. kết quả đánh giá hàng tháng về qui định chung của công tác chuyên môn: theo dõi kết quả thao giảng của từng tổ, kết quả GVDG cấp trường, Huyện, Tỉnh (nếu trong năm đó có thi)
- Số tiết dự giờ của giáo viên
Các sổ có tình chất chung thì ban giám hiệu cùng cập nhật, Các sổ có tình chất của từng phần việc của quản lý thì tự thực hiện theo nhiệm vụ được phân công.
IV. Kết quả đạt được:
Sau nhiều năm khi thiết kế mẫu sỗ theo điều lệ Trưởng Mầm non đưa vào thực hiện đại trà trong các trường mẫu giáo trong Huyện năm 2008-2009 và chỉnh sửa thực hiện ở năm 2009-2010. Hệ thống sổ sách này đã đã được đa số hiệu trưởng mẫu giáo thực hiện đã có hiệu quả tại trường khi sử dụng mẫu hồ sơ sổ sách này. Đã tạo được sự thuận lợi cho ban giám hiệu khi cần xử lý số liệu, cập nhật báo cáo, thống kê, thực hiện chỉ tiêu mà không cần phải mang nhiều sổ sách.
Mẫu mã của các loại sổ được đánh vi tính, thực hiện trên giấy A4 nên đẹp, bảo quản được lâu không bị ố vàng.
Thực hiện công tác quản lý hồ sơ sổ sách gọn gàng, có khoa học, đảm bảo được theo qui định, tự lực, chủ động, sáng tạo trong công tác quản lý của mình.
Hồ sơ sổ sách quản lý đã thực hiện đầy đủ theo qui định của đièu lệ trường Mầm non.
V. Hiệu quả và khả năng phổ biến:
Theo sự nhận thức của bản thân thì sau khi được phòng giáo dục chấp thuận mẫu hồ sơ sổ sách do Tôi thiết kế gửi mẫu về cho các trường thực hiện đều được đa số Hiệu trưởng chấp nhận và áp dụng tại trường của mình.
 Hàm Đức, ngày 22 tháng 5 năm 2010
 Người viết
 Trần Thị Thu Hằng
* MỘT SỐ BIỂU MẪU HỒ SƠ SỔ SÁCH
1. SỔ THEO DÕI CÔNG TÁC CHĂM SÓC GIÁO DỤC TRẺ
a. 
Năm học
Tổng số
3->4
tuổi
4->5
tuổi
5->6
tuổi
Con
GV
Khuyết
tật
Thương
Binh
hộ nghèo
Năm
Học
kỳ
20.20..
20.20..
b. Theo dõi sĩ số học sinh hàng năm
Tên lớp
Tháng 9
Tháng 10
Tháng 11
Tháng 12
Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3
Tháng 4
Tháng 5
tổng cộng
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
T.số
Nữ
c.Theo dõi cháu ngoan:
Tên lớp
Tháng 9
Tháng 10
Tháng 11
Tháng 12
Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3
Tháng 4
Tháng 5
Bình quân
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
Cháu
ngoan
học đều
d. The dõi sức khoẻ - lễ giáo - học tập
Tên 
lớp
Tháng 9
Tháng 12
Xếp loại lễ giáo
Học kỳ 1
Xếp loại học tập 
Học kỳ 1
A
B
C
A
B
C
A
B
C
A
B
C
D
Kẻ tháng 3, 5 như tháng 9, tháng 12 và xếp loại học kỳ 2 như của học kỳ 1
Tổng cộng cuối dah sách.
* MẪU SỔ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ CHUYÊN MÔN
1.Lịch kiểm tra tay nghề
Số
TT
Họ và tên
chức vụ
THÁNG
GHO CHÚ
10
11
12
1
2
3
4
2. Kết quả kiểm tra tay nghề:
Năm học 20.- 20.
Tổ:
Số 
TT
Họ và tên
Ngày thang
Chất lượng các tiết dạy
Xếp loại tay nghề
Ghi chú
Tiết 1
Tiết 2
Tiết 3
3.Kết quả kiểm tra thực hiện chuyên đề
Năm học:
Tổ:
Thời gian kiểm tra
Họ và tên 
Giáo viên
Nội dung
Chuyên đề
Kết quả
kiểm tra
Xếp loại
Ghi chú
4.Kiểm tra công tác chuyên môn của tổ trưởng
Năm học:
Tháng
Tổ:
Tên tổ trưởng:
Tổ:
Tên tổ trưởng:
5.Kết quả kiểm tra hồ sơ sổ sách của giáo viên
Năm học: Tên GV:
Trang 1
Tháng
Sổ dự giờ
Số tiết
Xếp loại
Sổ giáo án
Xếp loại
Trang 2
Tháng
Sổ theo dõi
xếp loại
hồ sơ sổ sách khác
xếp loại
6.Kết quả kiểm tra công tác chủ nhiệm
Năm học:
Tên GV: Tổ:
Ngày tháng
Nề nếp, lễ giáo, chất lượng học tập
Trang trí
VSMT
Kỷ luật lao động, chuẩn bị cho tiết dạy
Thực hiện vở học sinh, HS
Xếp loại
7.Kết quả kiểm tra đồ dùng dạy học
Tổ
Tháng
Tên GV
`Tên ĐDDH
Kết quả
Xếp loại